Biuletyn Informacji Publicznej
STAROSTWA POWIATOWEGO W TORUNIU

ZAPYTANIE OFERTOWE

Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 30 000 euro.

1. Przedmiot zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Toruniu oraz Powiatowego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w Toruniu.
2) Zakres usług obejmuje przyjmowanie, sortowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz ich zwrot po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy i zwrot ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) pokwitowanego przez adresata. Do zakresu usług należy także odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego we wszystkie dni robocze.
3) Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:
a) przesyłki listowe krajowe i zagraniczne o wadze do 2000g (Gabaryt A i B):
• zwykłe ekonomiczne i priorytetowe nierejestrowane,
• rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe – przesyłki rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
• rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki rejestrowane, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczana za pokwitowaniem odbioru,
- Wymiary przesyłek listowych:
- Gabaryt A – to przesyłka o wymiarach:
- Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
- Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości (grubości) 20mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm.
- Gabaryt B – to przesyłka o wymiarach:
- Minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość (grubość) 20mm lub długość 325mm lub szerokość 230mm,
- Maksimum – suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600mm.
b) paczki pocztowe krajowe i zagraniczne o wadze do 10 kg (Gabaryt A i B):
• ekonomiczne – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,
• ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – paczki rejestrowane,
• ekonomiczne pobraniowe – paczki rejestrowane, przemieszczane i dostarczane adresatowi; w momencie dostarczenia paczki pobierana jest należna kwota i niezwłocznie przekazywana na rachunek bankowy lub adres wskazany przez nadawcę.
- Wymiary paczek pocztowych:
- Gabaryt A – to paczka o wymiarach:
- Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140mm,
- Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600mm, szerokość 500mm, wysokość 300mm.
- Gabaryt B – to paczka o wymiarach:
- Minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600mm, szerokość 500mm, wysokość 300mm,
- Maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość – 3000mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500mm,
- Ustala się tolerancje wszystkich wymiarów +/- 2mm.
4) Przez zwroty rozumie się zwroty niedoręczonych przesyłek pocztowych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, z podaniem przyczyny niedoręczenia.
5) Przez ZPO (zwrotne potwierdzenie odbioru – tzw. białe zwrotki) rozumie się zwrot pokwitowanego przez adresata potwierdzenia odbioru.
 

6) Usługa dostarczania przesyłek pocztowych świadczona będzie przez Wykonawcę do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i poza granicami Polski.
7) Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania jeden raz dziennie przesyłek pocztowych oraz ZPO (zwrotne potwierdzenie odbioru) i zwroty do siedziby Zamawiającego codziennie, od poniedziałku do piątku w dni robocze,

8) Wykonawca zobowiązuje się do odbioru korespondencji z siedziby Zamawiającego od poniedziałku do piątku w godzinach 14.00 – 15.00 (lub w innych uzgodnionych pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą godzinach, dogodnych dla obu stron) z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy,

9) Wykonawca zobowiązany jest do honorowania i obsługiwania zwrotnego potwierdzenia odbioru stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z póz. zm.).

10) Zamawiający będzie korzystał z druków zwrotnego potwierdzenia odbioru należących do Wykonawcy lub zakupionych we własnym zakresie przez Zamawiającego,

11) Zamawiający będzie korzystał z należących do Wykonawcy druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek zagranicznych lub zakupionych we własnym zakresie przez Zamawiającego,

12) Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane, w tym paczki nadawane będą na podstawie rejestrów pocztowych. Układ oraz zakres informacji rejestrów pocztowych zgodny jest ze wzorem pocztowych książek nadawczych,

13) Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie zestawień ilościowo wartościowym przesyłek,

14) Rejestry pocztowe sporządzane będą w dwóch egzemplarzach, po jednym dla wykonawcy i zamawiającego.

16) W formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, Zamawiający podał szacunkowe ilości przesyłek danego rodzaju nadawanych najczęściej przez Zamawiającego. Dane te Zamawiający ustalił w oparciu o analizę dotychczas wysyłanej korespondencji.

17) Rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę, tym samym Wykonawca wyraża zgodę, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i ilościowych w trakcie realizacji zawartej umowy, zwłaszcza, że miesięczne rozliczenie będzie następować za przesyłki faktycznie nadane przez Zamawiającego lub zwrócone z powodu braku możliwości doręczenia.

18) Wykonawca dołączy do składanej oferty wzór umowy na świadczenie usług pocztowych,

19) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w przesłanym przez Wykonawcę wzorze umowy,
 

2. Dodatkowe wymagania:
1) Wykonawca biorący udział w postępowaniu zobowiązany jest wykazać że jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529)
2) Usługi pocztowe będą świadczone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z :
a) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529 z późn. zm.) i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi,
b) regulaminami świadczenia usług pocztowych wydanymi przez Wykonawcę,
c) Światową Konwencją Pocztową wraz z aktami wykonawczymi.
3) Znaczek opłaty pocztowej musi zostać zastąpiony pieczęcią wykonaną wg wzoru dostarczonego przez Wykonawcę lub innym uzgodnionym oznaczeniem.

3. Warunki płatności:
1) Przelew na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze w terminie do 14 dni od daty   
    otrzymania faktury VAT od Wykonawcy,

2) Wymagany załącznik do faktury w formie specyfikacji z podziałem na przesyłki dla:

- Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Toruniu, 

- Powiatowego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności.

4. Termin wykonania:
Usługi sukcesywne wykonywane w terminie 22 miesięcy od dnia 1 marca 2016 r. - 31 grudnia 2017 r.

5. Informacje dodatkowe:
1) Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę odpowiadającą wszystkim wymogom postawionym przez niego dla prawidłowej, terminowej i efektywnej realizacji zamówienia.
2) W sprawach dotyczących zapytania ofertowego informacji udziela:
- odnośnie strony technicznej – Karolina Gorczyńska
- w kwestiach formalnych – Małgorzata Markowska
sekretariat@pcpr-torun.pl
Wyjaśnienia telefoniczne i przekazane drogą elektroniczną nie są wiążące bez zachowania formy pisemnej.
6. Propozycja ofertowa winna być złożona w sekretariacie Zamawiającego – 87-100 Toruń ul. Towarowa 4 – 6, parter, pokój nr 50 do dnia 19.02.2016 r. do godz. 10.00 w formie pisemnej, w zamkniętej kopercie oznaczonej danymi Wykonawcy (pieczątką firmową) oraz napisem: „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Toruniu”.
7. Propozycja ofertowa otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania podanym powyżej zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną propozycję cenową przed upływem terminu jej składania.
8. Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie zawarta umowa w terminie do 7 dni od daty powiadomienia o wyborze oferty, w komórce merytorycznej – Dział Administracyjny parter nr 53.

9. W sprawach związanych z zapytaniem cenowym dopuszcza się porozumiewanie wyłącznie drogą: pisemną lub faksem – nr faksu Zamawiającego: (0-56) 662 87 51.

Załączniki:
1. Wzór propozycji ofertowej,
2. Formularz ofertowy.